社内便・拠点間逓送便を見直す｜特定信書便による書類配送
猛暑や台風、大雨など、企業の物流に影響を与える気象条件が続く中、
安定した配送体制をどのように維持するかは、BCP（事業継続計画）の観点からも重要な課題となっています。
また、お盆期間や夏季休暇を終え、ドライバーの休暇対応や人員配置などを通じて、
自社の配送体制に課題を感じられた企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
特に、本部と支店・営業所間を結ぶ社内便、多
数の教室を展開する予備校・学習塾の拠点間逓送便などは、
日々の業務を支える重要な役割を担っています。
こうした配送には、契約書や請求書、各種帳票、個人情報を含む書類などが含まれることもあり、
配送する文書の内容によっては「信書」に該当する場合があります。
そのため、社内便・拠点間逓送便を外部委託する際には、
単に「書類を運べる運送会社」を探すだけではなく、
配送する文書の内容や条件に応じて、法令に沿った適切な配送方法を選ぶことが重要です。
多拠点企業・予備校・学習塾が抱える書類配送の課題
日常的に行われている社内便・拠点間逓送便ですが、
自社で運用を続けるためには、さまざまなコストと管理負担が発生します。
車両維持費・人件費の負担
自社便を運行するためには、配送車両の購入・リース費用だけでなく、
燃料費、保険料、車検、点検・整備などの費用が継続的に発生します。
さらに、ドライバーの人件費や採用・教育、日々の運行管理まで含めると、
書類配送を維持するために想像以上の経営資源を投入しているケースもあります。
特定の担当者への属人化
長期間同じ担当者が社内便を運行していると、配送ルートや各拠点での受け渡し方法、
時間調整などのノウハウが、その担当者だけに蓄積されてしまうことがあります。
担当者が休暇・退職などで不在になった際に、
「どの順番で回ればよいのか」
「どこで誰に渡せばよいのか」
「この拠点だけ受け渡し方法が違う」
といった情報が共有されていなければ、通常どおりの運行が難しくなる可能性があります。
社内便についても、**「誰かが分かっている状態」ではなく
「誰が担当しても一定の手順で運用できる状態」**をつくることが重要です。
信書に該当する書類への対応
企業間・拠点間で配送される文書の中には、
内容や差出人・受取人との関係などによって「信書」に該当するものがあります。
そのため、書類配送を外部委託する場合には、配送する文書が信書に該当するかを確認し、
該当する場合には法令に沿った方法で配送する必要があります。
特に、契約書、請求書、各種証明書などを日常的にやり取りしている企業様は、
現在の配送方法が適切か、一度確認してみることも大切です。
機密性の高い書類の配送
企業の重要書類や個人情報を含む文書は、
紛失や誤配をできる限り防ぐ配送体制が求められます。
複数の拠点を決められた時間・ルートで巡回する社内便では、
配送手順や受け渡し方法をあらかじめ明確にし、継続的に運用できる仕組みを整えることが重要です。
特定信書便を活用した定期便・専属便という選択
アシストライン株式会社では、特定信書便事業者として、
企業様の書類配送についてご相談を承っています。
特に、本部と複数拠点を定期的に巡回する業務は、
軽貨物による定期便・専属便と相性の良い配送です。
決められた曜日・時間・ルートで運行
「毎週月曜日から金曜日」
「午前中に本部を出発」
「決められた順番で各拠点を巡回」
「各拠点で書類を届けながら回収する」
といった条件に合わせて、定期的な運行ルートを設計できます。
毎回配送会社を探すのではなく、
あらかじめ運行内容を決めておくことで、日常的な書類配送を安定して運用しやすくなります。
配送手順を標準化しやすい
継続的な定期便では、各拠点の受け渡し場所、担当者、
受け渡し方法、注意事項などをあらかじめ整理できます。
特定の担当者の経験だけに頼るのではなく、
配送ルートや作業手順を共有することで、
社内便・拠点間逓送便の属人化対策にもつながります。
自社便の固定費・管理負担を見直せる
社内便を外部委託することで、
自社で配送専用車両やドライバーを抱える必要性を見直すことができます。
重要なのは、外部委託費と現在の人件費だけを比較することではありません。
車両費、燃料費、保険、採用・教育、運行管理、
欠員時の対応などを含めた配送業務全体のコストと管理負担で比較することがポイントです。
BCP・属人化対策にも
外部委託を行ったからといって、
台風や大雨、交通障害などによる配送リスクがなくなるわけではありません。
しかし、社内の特定の社員や車両だけに配送業務を依存しない体制を構築することは、
BCPや属人化対策を考えるうえで一つの選択肢となります。
社内便をすべて外部委託する必要はありません
現在運用している社内便を、一度にすべて外部委託する必要はありません。
例えば、
- 特定の曜日だけ外部委託する
- 一部のエリア・ルートだけ委託する
- 本部と複数拠点を結ぶ定期ルートを委託する
- 信書を含む書類配送について運用を見直す
- 自社ドライバーの退職・欠員を機に一部を切り替える
といった方法も考えられます。
現在の自社便を活かしながら、負担の大きな部分から外部委託することで、
自社運行と外部委託を組み合わせた配送体制を構築することも可能です。
アシストライン株式会社の特定信書便
大阪府東大阪市を拠点とするアシストライン株式会社は、
特定信書便事業者として、企業様の書類配送に対応しています。
多拠点企業様をはじめ、予備校・学習塾様など、
本部と各拠点・教室間を結ぶ社内便・拠点間逓送便についてもご相談いただけます。
配送内容をお伺いしたうえで、
運行曜日・運行時間・配送拠点数・巡回ルート・書類の種類・受け渡し方法・回収業務の有無
などを確認し、実際の業務に合わせた運行方法をご提案します。
継続案件では、専属ドライバーを軸としながら、
配送ルートや各拠点での受け渡し方法などを共有し、安定した配送品質を目指します。
現在、自社の社員や専任ドライバーが担当している社内便についても、
現在の運行内容を確認したうえで、外部委託した場合の運行方法をご提案することが可能です。
社内便・拠点間逓送便の見直しをご検討ならご相談ください
社内便は毎日当たり前のように動いているからこそ、課題が見えにくい業務でもあります。
「長年同じ社員が担当している」
「担当者が休むと代わりがいない」
「車両やドライバーの維持コストを見直したい」
「本部と複数拠点を結ぶ配送を外部委託したい」
「現在運んでいる書類が信書に該当するのか気になる」
このような課題がございましたら、
現在の社内便・拠点間逓送便を一度整理してみてはいかがでしょうか。
アシストライン株式会社では、現在の配送内容や運行条件をお伺いしたうえで、
特定信書便を含めた書類配送の方法をご提案いたします。
多拠点企業様、予備校・学習塾様をはじめ、
定期的な書類配送・社内便の外部委託をご検討の企業様は、お気軽にご相談ください。
