本部と支店、営業所、教室などを結ぶ社内便・拠点間逓送便。

複数の拠点を展開する企業様や、予備校・学習塾様などでは、
日々さまざまな書類や資料が拠点間を行き来しています。

長年同じ方法で運用している社内便の場合、

「担当者が休むと代わりがいない」

「社員が配送を兼務している」

「車両の維持やドライバーの確保が負担になっている」

「現在の配送方法が適切なのか分からない」

といった課題が出てくることがあります。

また、配送する書類の内容によっては「信書」に該当する可能性があるため、
単に荷物を運ぶのと同じ考え方ではなく、適切な配送方法を選ぶことも重要です。

今回は、社内便・拠点間逓送便を見直す際のポイントと、特定信書便を活用した定期配送についてご紹介します。

社内便・拠点間逓送便で起こりやすい課題

社内便は毎日、あるいは毎週決まった曜日に運行していることも多く、
日常業務の一部として定着しやすい配送です。

その一方で、長期間同じ運用を続けることで、
課題が見えにくくなっている場合があります。

例えば、社員の方が本来の業務と並行して書類配送を担当しているケースです。

配送に数時間かかれば、その間は本来の業務を行うことができません。

また、特定の担当者だけが配送ルートや各拠点での受け渡し方法を把握している場合、
その担当者が休職・退職した際に運行を維持できなくなる可能性があります。

車両を自社で保有している場合には、車両費、燃料費、保険、点検・整備などの管理も必要です。

社内便そのものは問題なく動いていても、

「今の運用方法をこのまま続けるべきなのか」

という視点で一度見直してみることも重要です。

その書類は「信書」ではありませんか？

社内便・拠点間逓送便を見直す際に確認しておきたいのが、配送している書類の内容です。

書類であれば、どの運送会社でも同じように配送できるとは限りません。

特定の受取人に対して、差出人の意思を表示したり、
事実を通知したりする文書は「信書」に該当する場合があります。

企業間や拠点間で日常的にやり取りしている書類の中にも、内容によっては信書に該当するものがあります。

そのため、社内便を外部委託する際には、

「何を運ぶのか」

を確認したうえで、適切な配送方法を選ぶ必要があります。

アシストライン株式会社は特定信書便事業者として、
信書に該当する書類を含む配送についても、内容や運行条件を確認したうえでご相談を承っています。

定期便・専属便で社内便を外部委託する

毎日または毎週決まったルートを運行する社内便・拠点間逓送便は、
軽貨物による定期便・専属便と相性のよい配送です。

例えば、

・本社と営業所を巡回する社内便
・本部と複数拠点を結ぶ書類配送
・予備校や学習塾の本部と各教室間の逓送
・決まった曜日に複数拠点を巡回する定期便

などがあります。

あらかじめ集荷時間、配送ルート、各拠点での受け渡し方法などを決めておくことで、
日常業務の一部として継続的な運行体制を構築できます。

継続案件では、可能な限り同じドライバーを軸として運行することで、
各拠点の場所や受け渡し方法、運行ルールなどへの理解を深め、配送品質の安定化を図ります。

社員が配送する時間を本来業務へ

社内便を外部委託するメリットは、
単に配送車両を確保できることだけではありません。

社員の方が社内便を担当している場合、
その配送時間そのものが社内の業務コストになっています。

例えば、毎日数時間を拠点間の書類配送に使っているのであれば、
その時間を営業、事務、顧客対応など、本来の業務に充てることができます。

また、

・ドライバーの採用
・欠勤時の代替手配
・車両の維持管理
・日々の運行管理

といった業務負担を見直すことにもつながります。

すべての社内便を一度に外部委託する必要はありません。

特定の曜日やルートから外部委託する方法もあります。

現在の運行内容を整理したうえで、
自社で行う業務と外部へ任せる業務を分けることも一つの方法です。

アシストライン株式会社の特定信書便・定期便

大阪府東大阪市を拠点とするアシストライン株式会社では、
企業様向けの軽貨物定期便・専属便を行っています。

社内便・拠点間逓送便についてご相談いただいた際には、

・配送する書類や荷物の内容
・集荷場所、納品先
・運行曜日
・運行時間
・配送ルート
・各拠点での受け渡し方法
・現在の配送方法
・現在抱えている課題

などを確認します。

そのうえで、現在の運用状況に合わせた配送方法をご提案します。

必要に応じて事前のルート確認や試験運行を行い、
実際の運行状況を確認しながら配送体制を整えていくことも可能です。

社内便の見直しはBCPにもつながる

台風や大雨などの自然災害だけでなく、
担当者の急な欠勤や退職、車両トラブルなども、社内便が止まる原因になります。

特定の社員やドライバーだけに運行方法が集中している場合、
その人が不在になるだけで配送を維持できなくなる可能性があります。

日常的な社内便の運行方法を整理し、
特定の人だけに依存しない体制をつくることは、事業継続という観点からも重要です。

BCPというと大規模な災害への備えをイメージしがちですが、
日常業務を安定して継続できる仕組みを整えることも、その第一歩ではないでしょうか。

こんな企業様は一度ご相談ください

「社員が社内便を担当している」

「拠点が増え、書類配送の負担が大きくなってきた」

「ドライバーの採用や車両管理を見直したい」

「現在運んでいる書類が信書に該当するのか確認したい」

「社内便を外部委託した場合の運行方法や費用を知りたい」

このような課題がございましたら、現在の運行内容をお聞かせください。

すでに運行している社内便をそのまま外部委託するだけでなく、
ルートや運行回数を含めて見直すことで、より効率的な配送方法をご提案できる場合があります。

まとめ｜社内便を「今まで通り」で続ける前に

社内便・拠点間逓送便は、
日々問題なく運行していると、見直す機会が少ない業務でもあります。

しかし、人手不足や車両管理の負担、業務の属人化などを考えると、
これまでと同じ方法を続けることが最適とは限りません。

また、配送している書類が信書に該当する場合には、適切な方法で配送することも重要です。

アシストライン株式会社では、特定信書便事業者として、
企業様の社内便・拠点間逓送便についてご相談を承っています。

現在の配送方法を確認し、定期便・専属便を活用した運行方法をご提案いたします。

「今の社内便を一度見直してみたい」

そのような段階からでも構いません。

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