社内便・拠点間逓送便を見直す｜特定信書便による書類配送
本社と支店、営業所と各拠点、予備校本部と各教室。
複数の拠点を持つ企業や教育機関では、
契約書、申込書、各種通知書類など、日々さまざまな書類が行き交っています。
こうした社内便や拠点間逓送便は、普段は当たり前のように運用されていても、
「配送担当者が休むと代わりがいない」
「社員が配送を兼務している」
「車両の維持費や人件費が負担になっている」
「書類配送を外部委託したいが、どこへ任せればいいか分からない」
といった課題が生じることがあります。
特に猛暑や台風、夏季休暇などによって人員体制が変わりやすい時期には、
日常的な社内便をどのように安定して運用するかも重要になります。
大阪府東大阪市を拠点とするアシストライン株式会社は、
特定信書便事業に対応しており、企業や教育機関などの社内便・拠点間逓送便について、
軽貨物定期便・専属便をご提案しています。
社内便・拠点間逓送便で起こりやすい課題
社内便は、毎日または曜日ごとに決められたルートを巡回するケースが多くあります。
例えば、
- 本社と支店間の書類配送
- 複数営業所を巡回する社内便
- 予備校や学習塾の本部と教室間の書類配送
- 契約書や申込書などの回収・配送
- 各拠点への社内資料や備品の配送
などです。
一見すると単純なルート配送に見えますが、
実際には拠点ごとの受け渡し方法や訪問時間、担当部署など、細かな運用ルールが存在することも少なくありません。
さらに、自社社員が配送を兼務している場合には、
本来の業務時間が配送に取られてしまいます。
配送担当者が固定されている場合には、
その人しかルートや受け渡し方法を把握していないという「属人化」も起こりやすくなります。
「信書」が含まれる社内便は配送方法の確認が重要
社内便で取り扱う書類の中には、「信書」に該当するものが含まれる場合があります。
信書の送達については一定のルールが定められているため、
社内便を外部委託する場合には、どのような書類を運ぶのかを事前に確認することが重要です。
アシストライン株式会社は特定信書便事業に対応しており、
対象となる書類の内容や配送条件を確認したうえで、対応可能な運行方法をご提案します。
「現在運んでいる書類が対象になるのか分からない」
という場合も、まずは配送している書類の種類や運行内容をお聞かせください。
軽貨物定期便で社内便を安定運用
毎日または決まった曜日に運行する社内便・拠点間逓送便には、
軽貨物定期便・専属便が適しています。
あらかじめ、
「どの拠点を回るのか」
「何時頃に訪問するのか」
「どこで書類を受け取るのか」
「誰へ渡すのか」
などを整理して運行することで、
日々の手配業務を減らすことができます。
継続して同じルートを担当することで、
ドライバーも拠点ごとのルールを理解しやすくなります。
例えば、
「この支店では総務担当者へ手渡す」
「この教室では事務室へ届ける」
「この拠点では回収物も受け取る」
といった細かな運用も共有しながら、配送体制を整えていきます。
自社配送から外部委託するメリット
社内便を自社で運用する場合、
車両費、燃料費、保険料、車検・整備費などが必要です。
さらに、配送を担当する社員やドライバーの人件費、欠員時の対応なども必要になります。
外部委託へ切り替えることで、
- 車両を保有する負担の軽減
- 配送担当者の採用・管理負担の軽減
- 社員が本来の業務へ集中しやすくなる
- 毎日の配車手配を減らせる
- 配送業務の属人化を見直せる
といった効果が期待できます。
すべての社内便を一度に外部委託する必要はありません。
負担の大きなルートだけ。
特定の曜日だけ。
本社と一部拠点間だけ。
現在の運用を確認しながら、必要な部分から見直すことも可能です。
特定の担当者だけに依存しない配送体制へ
定期便では、担当ドライバーが業務を理解していくことが配送品質の安定につながります。
一方で、そのドライバーしか配送内容を把握していない状態になれば、再び属人化が発生します。
そのため、
- 運行ルート
- 訪問時間
- 拠点ごとの受け渡し方法
- 担当部署
- 回収物の有無
- 注意事項
などを整理して共有しておくことが重要です。
特定の人の記憶だけに頼らず、配送情報を共有できる状態にしておくことで、より安定した運行につながります。
新しい社内便は試験運行から始めることも
新しい社内便や拠点間逓送便を外部委託する場合、
事前の計画だけでは分からないこともあります。
「想定より受け渡しに時間がかかる」
「この時間帯は道路が混雑する」
「拠点ごとに細かなルールが異なる」
といったことは、実際に運行して初めて分かる場合があります。
そのため、必要に応じて試験運行を実施し、
実際の運行時間や現場の状況を確認したうえで、ルートや運行条件を見直すことも可能です。
まず運行する。
実際の状況を確認する。
改善点を整理する。
そして、より安定した運行方法へ調整する。
こうした方法で、お客様の実際の業務に合った社内便を構築していきます。
猛暑・台風・夏季休暇時の配送体制も見直す
猛暑や台風、大雨などは、社内便や拠点間配送にも影響を与えます。
また、夏季休暇などで通常とは異なる人員体制になった場合、
自社配送を担当する社員の確保が難しくなることもあります。
もちろん、自然災害時には安全確保を最優先とし、
道路状況や交通規制などを確認しながら運行を判断する必要があります。
重要なのは、何かが起きてから対応方法を考えるのではなく、
平常時から配送ルートや運行条件を整理しておくことです。
社内便を外部委託しておくことは、
特定の社員だけに配送業務を依存しない体制づくりの一つにもなります。
新規のご相談について
アシストライン株式会社では、
特定信書便を含む社内便・拠点間逓送便について、新規のご相談を承っています。
まずは、
「どのような書類を運んでいるのか」
「何拠点を回るのか」
「何曜日・何時頃に運行するのか」
「回収と納品の両方があるのか」
など、現在の配送状況をお聞かせください。
そのうえで、配送内容、運行時間、走行距離、積み降ろし条件などを確認し、
軽貨物定期便・専属便による運行方法をご提案します。
初めてのお客様については、
新規取引確認書やご担当者様情報など、必要事項の事前確認をお願いしています。
また、初回のお取引については、
前入金、積地での集金、またはお届け先での集金をお願いする場合があります。
社内便・拠点間逓送便の見直しをご検討の企業様へ
社内便は、日々の業務を支える重要な物流の一つです。
しかし、
「社員が配送を兼務している」
「担当者が休むと配送できない」
「車両維持の負担を減らしたい」
「複数拠点への書類配送を外部委託したい」
「信書を含む配送について相談したい」
といった課題を抱えている企業様も少なくありません。
アシストライン株式会社では、東大阪市を拠点に、
企業や教育機関などの社内便・拠点間逓送便について、
特定信書便に対応した軽貨物定期便・専属便をご提案しています。
現在の運行方法をすべて変える必要はありません。
まずは1ルートから。
負担の大きい拠点だけ。
一部の曜日から。
現在の社内便を確認しながら、
どの部分を外部委託することが適しているのか、一緒に検討することも可能です。
社内便・拠点間逓送便の見直しや、
特定信書便についてのご相談がございましたら、
ぜひアシストライン株式会社へお問い合わせください。
