多拠点企業の書類配送を効率化｜特定信書便による定期逓送
本社と支店、営業所、店舗、教室など、複数の拠点を持つ企業では、
拠点間でさまざまな書類をやり取りする機会があります。
契約関係書類、社内文書、個人情報を含む書類など、その内容は企業によってさまざまです。
こうした書類配送を長年自社スタッフで行っている企業では、
「担当者の負担が大きくなっている」
「車両やドライバーの維持が難しい」
「担当者が休むと代わりがいない」
といった課題が生じることがあります。
また、書類の内容によっては「信書」に該当する場合があり、配送方法についても注意が必要です。
今回は、多拠点企業における書類配送の課題と、その見直し方法の一つとして、
特定信書便による定期逓送についてご紹介します。
多拠点企業で発生する日常的な書類配送
多拠点企業では、本社と各拠点を結ぶ社内便や逓送便が日常的に運行されているケースがあります。
例えば、
・本社と支店間の書類
・営業所間の社内文書
・契約関係書類
・各種申請書類
・個人情報を含む書類
・店舗や施設から本部へ送る書類
・予備校や学習塾の本部と各教室間の書類
などです。
毎日または決められた曜日に複数拠点を巡回し、書類を回収・配送する運行もあります。
一件一件の配送を見ると小さな業務に見えるかもしれません。
しかし、年間を通して継続する業務となれば、ドライバーの人件費だけでなく、
車両費、燃料費、保険料、車検、整備など、さまざまなコストと管理業務が発生します。
そのため、現在の自社便をそのまま維持するべきなのか、一度検討してみることも重要です。
その書類は「信書」に該当していませんか
企業間や拠点間で配送される書類の中には、「信書」に該当するものがあります。
信書とは、特定の受取人に対し、差出人の意思を表示したり、事実を通知したりする文書を指します。
そのため、「書類だから通常の宅配便で送ればよい」とは限らず、
書類の内容によって適切な配送方法を確認する必要があります。
特に、
・契約関係の書類
・請求や支払いに関する書類
・各種証明書
・個人宛の通知文書
・企業や施設間でやり取りする各種文書
などを継続的に配送している場合は、現在の配送方法が適切か確認しておくことも大切です。
アシストライン株式会社は、
特定信書便事業者として、一定の条件を満たす信書の配送に対応しています。
「現在運んでいる書類が信書に該当するのか分からない」という場合も、まずは配送内容をご相談ください。
自社による社内便・逓送便の負担
社内便や拠点間逓送を自社で行うメリットもあります。
一方で、長期間運用を続ける中で、当初とは状況が変化しているケースもあります。
例えば、
「配送担当者の確保が難しくなった」
「配送担当者が休むと運行できない」
「車両の維持管理に手間がかかる」
「社員が本来の業務と配送を兼務している」
「拠点が増えてルートが複雑になった」
「配送業務が特定の担当者に依存している」
といった課題です。
これまで問題なく運行できていたからといって、今後も同じ体制が最適とは限りません。
人員構成や拠点数、配送量などが変化したタイミングで、社内便や逓送便の運行方法を見直すことも選択肢の一つです。
特定信書便による定期逓送という選択
アシストライン株式会社では、大阪府東大阪市を拠点に、企業様向けの定期便・専属便を運行しています。
特定信書便による定期逓送についても、現在の運行内容を確認したうえでご提案します。
例えば、
・本社から複数の支店を巡回する
・各営業所から書類を回収して本社へ届ける
・本部と複数の教室を定期的に巡回する
・午前と午後で異なる拠点を回る
・決められた曜日だけ運行する
など、企業ごとの業務に合わせた運行設計が可能です。
軽貨物車両による貸切運行であれば、
基本的にお客様の荷物を積載して指定されたルートを運行するため、複数拠点を順番に巡回するような定期配送にも適しています。
専属ドライバーを軸に配送品質を安定化
定期逓送では、毎回異なるドライバーが担当するよりも、
同じルートを継続的に担当することで、運行をスムーズにしやすくなります。
各拠点の場所だけでなく、
・駐車場所
・書類の受け渡し場所
・受付方法
・担当部署
・回収する書類
・納品する書類
・運行時の注意事項
などを理解することで、日々の運行品質の安定につながります。
一方で、特定のドライバーだけに情報を集中させないことも重要です。
運行ルートや各拠点での対応方法など、必要な情報を整理・共有しておくことで、継続的な運行を支えやすい体制につながります。
BCPの観点からも社内便を見直す
9月は台風や大雨など、天候による交通への影響も考えられる時期です。
自然災害だけでなく、担当者の急な欠勤、退職、車両トラブルなども、
定期的な書類配送を止める要因になります。
特に複数拠点を結ぶ社内便は、日常的に運行しているからこそ、
「止まった場合にどうするか」まで考えておくことが大切です。
自社便だけに依存するのではなく、
外部の運送会社を活用することも、配送体制を見直す方法の一つです。
現在の運行をすべて切り替えるだけでなく、
一部のルートや曜日から外部委託を検討する方法もあります。
多拠点企業・教育機関などの定期逓送をご相談ください
アシストライン株式会社では、企業様ごとの配送内容を確認し、
運行条件に合わせた定期便・専属便をご提案しています。
大企業や多拠点企業の社内便をはじめ、予備校・学習塾など、
本部と複数拠点を結ぶ定期逓送についてもご相談いただけます。
現在、
「自社で運行している社内便を見直したい」
「本社と支店間の書類配送を外部委託したい」
「複数拠点を巡回する定期便を検討している」
「信書を含む書類を適切な方法で配送したい」
「ドライバーや車両を自社で維持する負担を減らしたい」
といった課題がございましたら、現在の配送状況をお聞かせください。
運行曜日、時間、配送ルート、拠点数、書類の内容などを確認したうえで、対応方法を検討いたします。
新規のお客様については、
お取引開始前に必要事項の確認をお願いしております。
また、急ぎの配送についても、
営業時間内であれば車両状況を確認のうえ、可能な範囲で対応を検討いたします。
社内便・拠点間逓送便の見直しや、特定信書便による定期配送をご検討の企業様は、
お問い合わせフォームよりお気軽にご相談ください。
