多拠点企業の書類配送を効率化｜特定信書便による定期逓送
10月に入り、下半期がスタートしました。
年末に向けて業務量が増えていくなか、
社内の配送体制を見直している企業様も
いらっしゃるのではないでしょうか。
特に複数の拠点を持つ企業様では、
本部と支店、営業所などの間で、
日常的に書類のやり取りが発生します。
予備校や学習塾などでも、
本部と各教室を結ぶ定期的な書類配送が
必要になるケースがあります。
こうした社内便や拠点間逓送を
自社で運用している場合、
人員確保や車両管理も必要です。
今回は、多拠点間の書類配送を見直す際の
ポイントと、特定信書便による定期逓送について
ご紹介します。
多拠点間の書類配送で発生する課題
社内便や拠点間逓送は、
毎日または決められた曜日に運行することが多く、
継続できる配送体制が重要です。
一方、自社で運行を続けていると、
さまざまな課題が発生することがあります。
たとえば、担当ドライバーが休んだ場合に
代わりの人員を確保できず、
社内で調整が必要になるケースです。
車両についても、購入費用だけでなく、
点検や整備、保険など、
継続的な管理が必要になります。
また、複数の拠点を回る配送では、
拠点数や運行順序が変わっているにもかかわらず、
以前からのルートを続けている場合もあります。
現在の拠点配置や書類量に合わせて
運行方法を見直すことで、
効率化できる可能性があります。
その書類は「信書」に該当しませんか
企業間や拠点間で配送される書類の中には、
「信書」に該当するものがあります。
信書とは、特定の受取人に対して、
差出人の意思を表示したり、
事実を通知したりする文書です。
書類だからすべて信書になるわけではなく、
内容や送付方法などによって判断されます。
そのため、社内便や拠点間逓送を
外部へ委託する場合には、
配送する書類の内容を確認することも重要です。
アシストライン株式会社は、
特定信書便事業の許可を取得しており、
条件に該当する信書の配送にも対応しています。
特定信書便による定期逓送という選択肢
本部と支店、営業所、教室などを
決められた曜日や時間に回る配送であれば、
定期便として運行する方法があります。
たとえば、
本部で書類を集荷し、
複数の拠点へ順番に配送する。
各拠点から書類を回収し、
最後に本部へ戻る。
こうした運行内容に合わせて、
ルートや時間を設計することができます。
自社でドライバーや車両を抱えず、
配送業務を外部へ委託することで、
採用や車両管理などの負担軽減にもつながります。
定期配送だからこそ運行設計が重要です
拠点間逓送では、
単純に車両を手配すればよいとは限りません。
各拠点の集荷・納品時間、
書類の量、積み降ろし方法などを確認し、
無理のない運行を組むことが重要です。
特に複数拠点を回る場合、
一つの拠点で発生した遅れが、
その後の運行にも影響します。
そのため、実際の走行時間だけでなく、
各拠点で必要となる作業時間も含めて
運行計画を考える必要があります。
アシストライン株式会社では、
配送内容や運行時間、納品条件などを確認し、
運行方法をご提案しています。
必要に応じて試験運行を行い、
実際の運行状況を確認したうえで、
条件を調整することも可能です。
専属ドライバーを軸とした継続運行
定期的な拠点間配送では、
同じドライバーが継続して担当することで、
運行がスムーズになるメリットがあります。
各拠点の場所だけでなく、
駐車場所や受付方法、
書類の受け渡し方法なども把握できます。
アシストライン株式会社では、
継続的な定期案件について、
専属ドライバーを軸とした運行をご提案しています。
決められた運行ルールを共有しながら、
安定した配送体制の構築を目指します。
自社便から外部委託を検討する場合
現在、自社便で書類を配送している企業様では、
すべてを一度に切り替える必要はありません。
まずは現在の運行内容を整理し、
「どの拠点を回っているのか」
「何時までに届ける必要があるのか」
「1日にどの程度の書類を運んでいるのか」
「どのような書類を運んでいるのか」
などを確認することから始めます。
そのうえで、自社便を継続する場合と、
外部委託した場合を比較することで、
自社に適した方法を検討しやすくなります。
アシストライン株式会社の特定信書便
アシストライン株式会社は、
大阪府東大阪市を拠点とする
軽貨物運送会社です。
特定信書便事業の許可を取得しており、
大阪府下を中心に、
企業間・拠点間の書類配送にも対応しています。
多拠点企業様の社内便をはじめ、
予備校・学習塾などの教室間配送など、
継続的な書類配送についてもご相談いただけます。
現在の配送ルートや運行時間、
拠点数、書類の内容などを確認し、
配送条件に合わせた運行をご提案します。
新規のお客様へ
新規のお客様からご依頼いただく場合は、
新規取引確認書やご担当者様情報など、
必要事項の確認をお願いしております。
定期逓送をご検討の場合は、
現在の配送内容や運行条件を確認したうえで、
運行方法や料金をご提案いたします。
初回のお取引では、
前入金、積地での集金、
またはお届け先での集金を
お願いする場合がございます。
すでにお取引のあるお客様については、
現在の取引条件に基づいて
ご相談を承ります。
まとめ
10月に入り、年末に向けて
業務量が増えていく時期を迎えます。
多拠点間の書類配送を自社で行っている場合、
人員や車両の確保だけでなく、
運行ルートそのものを見直す機会でもあります。
また、配送している書類が
信書に該当する可能性がある場合には、
適切な配送方法を確認することも重要です。
アシストライン株式会社では、
特定信書便事業の許可を取得し、
企業様の書類配送に対応しています。
本部・支店間の定期逓送、
複数拠点を回る社内便、
予備校・学習塾の教室間配送など、
現在の運行内容からご相談いただけます。
書類配送の外部委託や
配送ルートの見直しをご検討の際は、
お気軽にお問い合わせください。
