社内便・拠点間逓送便を見直す｜特定信書便による書類配送
企業や学校、学習塾などでは、
本部と各拠点を結ぶ社内便や逓送便が
日常的に運行されています。
契約書や各種書類、社内文書など、
業務に必要な書類を決められた時間に
各拠点へ届ける重要な役割があります。
一方で、自社便を維持するためには、
ドライバーや車両の管理だけでなく、
欠員時の対応なども必要です。
また、配送する書類の内容によっては、
「信書」に該当する場合があるため、
配送方法にも注意しなければなりません。
今回は、社内便や拠点間逓送便を見直す際の
ポイントと、特定信書便を活用した
書類配送について解説します。
社内便・拠点間逓送便で発生しやすい課題
複数の拠点を持つ企業では、
決められた曜日や時間に各拠点を回り、
書類などを集配するケースがあります。
長年同じ方法で運行している場合でも、
人員や拠点数の変化に合わせて、
配送体制を見直すことが重要です。
自社便を維持する負担
自社でドライバーを雇用し、
車両を保有して運行する場合、
さまざまな管理業務が発生します。
人件費や燃料費、車両維持費に加え、
採用や労務管理、車両トラブルへの
対応なども必要です。
担当ドライバーが休んだ場合には、
代わりの人員を確保しなければならず、
総務・物流担当者様の負担にもつながります。
書類ごとに適した配送方法が必要
社内便で運ばれるものには、
一般的な資料や備品だけでなく、
さまざまな書類が含まれます。
その中には、差出人の意思を
特定の受取人へ伝える文書として、
「信書」に該当するものがあります。
信書に該当する書類を外部委託する場合は、
法律に沿った方法で配送する必要があります。
複数拠点を回るルート管理
社内便や拠点間逓送便では、
複数の拠点を決められた時間に
巡回するケースも少なくありません。
拠点数が多くなるほど、
運行時間や滞在時間を考慮した
ルート設計が重要になります。
交通状況や集配量なども考えながら、
無理のない運行計画を立てる必要があります。
配送業務の属人化
長年同じ担当者が運行している場合、
配送ルートや拠点ごとのルールが
個人の経験に依存することがあります。
担当者の休暇や退職などによって、
これまでの運行を維持することが
難しくなる可能性もあります。
配送条件やルールを整理しておくことは、
安定した社内便を維持するうえでも重要です。
特定信書便とは
「信書」とは、特定の受取人に対して、
差出人の意思を表示したり、
事実を通知したりする文書をいいます。
書類であればすべて信書になるわけではなく、
内容や送付目的などによって
該当するかどうかが判断されます。
また、信書を送達するサービスには
郵便や信書便があり、信書便事業には
「一般信書便」と「特定信書便」があります。
特定信書便には一定の条件があるため、
配送する書類の内容や運行条件を確認し、
適切な方法を選ぶことが重要です。
軽貨物による定期逓送を活用するメリット
社内便や拠点間逓送便を
外部の運送会社へ委託することで、
自社便とは異なる運行体制を構築できます。
決められたルートで定期運行できる
曜日や時間、巡回する拠点などを
あらかじめ設定することで、
定期的なルート配送が可能です。
本部から各営業所への書類配送や、
学校・教室間の巡回配送など、
繰り返し発生する業務に活用できます。
専属ドライバーを軸に運行できる
継続的な配送では、
専属ドライバーを軸にすることで、
拠点ごとのルールを共有しやすくなります。
集荷場所や納品場所、
受け渡し方法などを把握することで、
安定した運行につながります。
車両・ドライバー管理の負担を軽減できる
配送業務を外部委託することで、
自社で車両やドライバーを管理する
負担を減らすことができます。
現在の自社便をすべて変更するのではなく、
一部のルートだけを外部委託するなど、
運行方法を見直すことも可能です。
アシストライン株式会社の特定信書便
アシストライン株式会社では、
大阪府東大阪市を拠点として、
企業向けの軽貨物配送を行っています。
特定信書便事業者として、
信書に該当する書類についても、
条件を確認したうえで対応しています。
予備校や学習塾、多拠点企業などの
本部と各拠点を結ぶ定期逓送についても、
運行内容に合わせてご提案します。
まずは現在の配送ルートや運行時間、
集配する書類や荷物の内容、
各拠点での作業内容などを確認します。
そのうえで、必要な車両台数や
運行ルートなどを整理し、
継続可能な配送方法を検討します。
必要に応じて試験運行を行い、
実際に必要となる時間や作業内容を確認し、
運行方法を調整することも可能です。
社内便を見直すときのポイント
社内便や拠点間逓送便を見直す際は、
現在の運行内容を整理することから始まります。
例えば、
- 1日に巡回する拠点数
- 各拠点の集荷・納品時間
- 1日の走行距離
- 書類や荷物の種類・数量
- 各拠点で必要となる作業
- 現在の車両・人員体制
- 欠員時の対応方法
などを整理すると、
現在の配送体制にどの程度の負担が
発生しているかが見えやすくなります。
自社便を継続する方法だけでなく、
一部または全部を外部委託する方法も含めて、
比較することが重要です。
まとめ
社内便や拠点間逓送便は、
複数拠点を持つ企業の業務を支える
重要な配送業務の一つです。
一方で、ドライバーの確保や車両管理、
欠員対応などの負担が大きくなれば、
現在の運行方法を見直す必要があります。
また、配送する書類が信書に該当する場合は、
法令に沿った配送方法を
選択することも重要です。
アシストライン株式会社では、
現在の運行内容や配送する書類を確認し、
条件に合わせた配送方法をご提案します。
社内便や拠点間逓送便の外部委託、
特定信書便を活用した書類配送を
ご検討の際は、お気軽にご相談ください。
