社内便・拠点間逓送便を見直す｜特定信書便による書類配送
10月に入り、下半期の業務が本格的に動き始めました。
年末に向けた準備とあわせて、
社内の業務体制を見直している企業様も
多いのではないでしょうか。
その中で見落とされやすい業務の一つが、
社内便や拠点間の書類配送です。
本部と支店、営業所、教室などの間を
決められた曜日や時間に車両が巡回し、
書類や荷物を回収・配送する業務です。
日常的に行われている業務だからこそ、
自社で運行することが当たり前になっている
ケースも少なくありません。
しかし、人手不足や車両管理の負担を考えると、
現在の運行方法が適しているのか、
一度見直してみることも重要です。
今回は、社内便・拠点間逓送便の課題と、
特定信書便に対応した軽貨物定期便についてご紹介します。
社内便・拠点間逓送便で発生しやすい課題
予備校や学習塾、多拠点企業などでは、
本部と各拠点の間で日常的に
書類や荷物のやり取りが発生します。
拠点数が増えるほど運行ルートも複雑になり、
車両やドライバーを維持するための
管理業務も増えていきます。
社内便を担当する人員の確保
自社で社内便を運行する場合、
まず必要になるのがドライバーの確保です。
配送専任ではなく、他の業務を担当する従業員が
社内便を兼務しているケースもあります。
その場合、配送に時間を取られることで、
本来の業務に充てられる時間が
少なくなることも考えられます。
退職や休暇などによって欠員が発生した場合、
代わりに運行できる人員を確保する必要もあります。
決められた時間・ルートでの運行
社内便では、単純に書類を届けるだけではなく、
決められた時間に各拠点を巡回することが求められます。
例えば、本部を出発して複数の営業所を回り、
書類を届けながら別の書類を回収し、
再び本部へ戻るといった運行です。
拠点数が多くなるほど、
走行時間や滞在時間を考慮した
ルート設計が重要になります。
重要書類の取り扱い
社内便で取り扱うものの中には、
契約書や請求書、各種申請書など、
重要な書類が含まれることがあります。
予備校や学習塾では、
各教室と本部の間でさまざまな書類を
やり取りするケースもあります。
こうした書類を扱う配送では、
荷物の取り扱いや受け渡し方法について、
事前にルールを決めておくことが大切です。
また、書類の内容によっては、
法律上の「信書」に該当する場合があります。
車両を維持するためのコスト
自社で社内便を運行する場合、
ドライバーの人件費だけがコストではありません。
車両費や燃料費、保険料、
車検やメンテナンスなども必要になります。
現在の運行コストだけではなく、
車両管理や人員管理にかかる業務も含めて、
自社運行を続けるか検討することが重要です。
書類配送では「信書」の確認も重要です
企業間や拠点間で書類を配送する際には、
その書類が「信書」に該当するかどうかも
確認しておく必要があります。
信書とは、特定の受取人に対して、
差出人の意思を表示したり、
事実を通知したりする文書を指します。
すべての書類が信書に該当するわけではありませんが、
内容によっては一般的な荷物と同じ方法では
送ることができない場合があります。
社内便や拠点間逓送を外部委託する場合も、
どのような書類を運ぶのかを確認したうえで、
配送方法を検討することが大切です。
特定信書便に対応した配送会社という選択
アシストライン株式会社は、
特定信書便事業に対応しています。
通常の軽貨物配送だけではなく、
信書に該当する書類を含む配送についても、
内容を確認したうえでご相談いただけます。
社内便を定期便として外部委託
毎日または決められた曜日に運行する社内便は、
軽貨物定期便として外部委託する方法があります。
例えば、本部と複数の営業所を巡回するルートや、
本部と各教室を結ぶ定期的な逓送便などです。
運行時間や拠点数、走行距離、
各拠点での作業内容などを確認し、
配送内容に合わせた運行方法を検討します。
継続運行によるルートへの習熟
定期便では、可能な限り同じドライバーが
継続して担当できる体制を目指します。
同じルートを継続して運行することで、
各拠点の場所や受け渡し方法、
運行上の注意点なども把握しやすくなります。
書類を受け渡す相手が決まっている場合なども、
日々の運行を重ねることで、
スムーズな配送につながります。
自社の車両・人員を見直すきっかけに
社内便を外部委託したからといって、
必ずコストが下がるとは限りません。
現在の運行方法や人員体制によっては、
自社運行の方が適しているケースもあります。
一方で、車両の維持管理やドライバーの採用、
欠員対応まで含めて考えると、
外部委託が選択肢になる場合もあります。
現在の運行内容を整理したうえで、
自社運行と外部委託を比較することが大切です。
アシストライン株式会社の社内便・拠点間逓送
大阪府東大阪市を拠点とする
アシストライン株式会社では、
企業様向けの軽貨物定期便を取り扱っています。
社内便や拠点間逓送についても、
現在の運行内容を確認したうえで
配送方法をご提案します。
現在の運行内容を確認
まずは現在の社内便が、
どのように運行されているのかを確認します。
出発地や配送先、運行時間、
各拠点での滞在時間、走行距離など、
定期便を設計するためにはさまざまな情報が必要です。
現在使用しているルート表などがある場合は、
その内容をもとにご相談いただくことも可能です。
配送する書類や荷物を確認
社内便では、書類だけではなく、
備品やその他の荷物を一緒に運ぶこともあります。
どのようなものを配送するのかを確認し、
信書に該当する書類が含まれる場合には、
特定信書便として対応可能かを確認します。
書類の種類が分からない場合も、
まずは現在運んでいるものをお聞かせください。
大阪府下を中心とした定期運行
当社は東大阪市を拠点に、
大阪府下を中心とした企業配送に対応しています。
大阪市内や東大阪市をはじめ、
複数拠点を巡回する定期便についても、
運行条件を確認したうえでご提案します。
現在、自社車両で運行している社内便についても、
外部委託を検討されている段階からご相談いただけます。
新規のお取引について
新規の配送をご検討の場合は、
まず現在の運行内容やお困りごとをお聞かせください。
定期便については、運行時間や配送先、
走行距離、荷物量などを確認したうえで、
お見積りや運行方法をご提案します。
急な配送についても営業時間内であれば、
車両状況を確認のうえ対応を検討いたします。
なお、初めてのお取引では事前確認が必要となり、
お支払い方法についてご相談させていただく場合があります。
まとめ｜社内便・拠点間逓送便を見直す機会に
社内便や拠点間逓送便は、
毎日の業務を支える重要な物流の一つです。
一方で、人員の確保や車両管理、
欠員時の対応など、
自社で運行を続けるためにはさまざまな負担があります。
また、配送する書類によっては、
信書に該当する可能性もあるため、
外部委託先を選ぶ際には確認が必要です。
アシストライン株式会社では、
軽貨物定期便に加えて特定信書便にも対応しています。
大阪府下で社内便や拠点間逓送便の
外部委託や運行見直しをご検討の企業様は、
現在の運行内容からお気軽にご相談ください。
