社内便・拠点間逓送便を見直す｜特定信書便による書類配送
本社と支店、営業所、各教室などを結ぶ
社内便や拠点間逓送便。
多拠点で事業を展開する企業様では、
日々さまざまな書類や物品が
拠点間を行き来しています。
決まった曜日・時間に運行する社内便は、
日常業務を支える重要な物流の一つです。
一方で、ドライバーの確保や車両管理、
運行ルートの見直しなど、
維持するための負担も発生します。
また、配送する書類の内容によっては、
「信書」に該当する可能性があるため、
配送方法にも注意が必要です。
今回は、社内便・拠点間逓送便の課題と、
特定信書便を活用した書類配送について
ご紹介します。
社内便・拠点間逓送便で発生する課題
本社と複数の拠点を結ぶ社内便では、
毎日または決められた曜日に、
一定のルートを運行するケースがあります。
例えば、本社から各営業所への書類配送や、
予備校・学習塾の本部と各教室を結ぶ
定期的な逓送などです。
こうした社内便を長年運用していると、
さまざまな課題が発生することがあります。
ドライバーや車両の維持
自社便の場合には、配送だけではなく、
ドライバーの採用や労務管理、
車両管理なども必要になります。
担当ドライバーが休んだ場合の
代替要員を確保しておくことも、
安定運行には欠かせません。
配送ルートの見直し
事業所の新設や統廃合などによって、
最適な配送ルートは変化します。
長年同じルートを運行している場合、
現在の拠点数や配送量に合っているか、
確認することも重要です。
書類配送に関するルール
社内便で扱われるものには、
商品や備品だけではなく、
さまざまな書類も含まれます。
その書類が「信書」に該当する場合、
誰でも自由に配送できるわけではありません。
社内便を外部へ委託する場合には、
配送する書類の内容についても
事前に確認する必要があります。
「信書」とは何か
信書とは、特定の受取人に対して、
差出人の意思を表示したり、
事実を通知したりする文書を指します。
書類というだけで、
すべてが信書になるわけではありません。
一方で、請求書や納品書、契約書など、
一般的な企業活動で扱う書類の中にも
信書に該当するものがあります。
そのため、社内便や拠点間逓送便を
外部委託する場合には、
何を運ぶのかを確認することが大切です。
特定信書便という選択肢
信書を送達する方法の一つとして、
特定信書便があります。
特定信書便事業は、
法律に基づき許可を受けた事業者が
一定の条件を満たす信書を送達するものです。
アシストライン株式会社は、
特定信書便事業の許可を取得しています。
そのため、社内便や拠点間逓送便について、
配送する書類の内容や運行条件を確認したうえで、
特定信書便を含めたご相談が可能です。
軽貨物定期便と組み合わせた運行
社内便では、書類だけを
配送しているとは限りません。
備品や資料、その他の物品などを
一緒に拠点間で移動させている
ケースもあります。
そのためアシストラインでは、
配送物や運行ルート、時間などを確認し、
配送内容に合わせた運行を検討します。
例えば、
本社から複数の営業所を巡回する。
本部と各教室を決められた曜日に回る。
各拠点で書類や物品を回収し、
本社へ持ち帰る。
こうした定期的な拠点間配送は、
軽貨物定期便を活用できる
代表的な運行の一つです。
社内便を外部委託するメリット
自社で社内便を運行している場合、
外部委託することで、配送に関する
管理負担を軽減できる可能性があります。
ドライバー採用・管理負担の軽減
自社で配送担当者を採用する必要がなくなり、
欠員時の対応や労務管理などの
負担軽減につながります。
車両管理負担の軽減
社用車を配送専用として保有している場合、
車両購入費だけではなく、
維持管理にもコストが発生します。
外部委託によって、
こうした車両管理を見直すこともできます。
本来業務への集中
社員が通常業務と並行して
社内便を担当しているケースでは、
配送時間も業務時間の一部になります。
配送業務を外部へ切り分けることで、
社員が本来の業務に集中できる
環境づくりにもつながります。
アシストラインの社内便・拠点間逓送便
アシストライン株式会社では、
大阪府東大阪市を拠点として、
企業向けの軽貨物配送を行っています。
社内便や拠点間逓送便をご相談いただく際は、
現在の運行ルートや配送時間、
配送物などを確認します。
現在、自社便で運行されている場合も、
その内容をもとに外部委託した場合の
運行方法を検討することができます。
「社内便のドライバー確保が難しい」
「複数拠点を回る配送を外部委託したい」
「現在の社内便を見直したい」
「書類が信書に該当するのか分からない」
こうした段階からでも、
まずは現在の配送内容をお聞かせください。
まとめ
社内便や拠点間逓送便は、
企業の日常業務を支える
重要な物流の一つです。
一方で、ドライバーや車両の維持、
配送ルートの管理など、
運行を続けるための負担もあります。
また、書類配送を外部委託する場合には、
配送する文書が信書に該当するかどうかも
確認しておく必要があります。
アシストライン株式会社では、
軽貨物定期便に加えて、
特定信書便事業にも対応しています。
社内便・拠点間逓送便の見直しや、
書類配送の外部委託をご検討の際は、
お気軽にお問い合わせください。
